Vue salarié
Lorsque vous accédez au « Dossier salarié », vous avez une vue d’ensemble de vos salariés indiquant :
→ Le nom et le prénom
→ Le rôle
→ Le statut
→ La présence dans l’entreprise
→ L’activation du coffre-fort et l’envoi des codes d’activation par mail ou fichier pdf
→ La dernière connexion
→ Modifier les informations de votre salarié
Filtrer les recherches
→ Taper la première lettre du nom
→ Sélectionner le nom rechercher
→ Cliquer sur « Rechercher »
Nom et prénom
Le rôle
Générer un code d’activation pour un salarié par mail ou PDF
→ Cliquer sur l’enveloppe bleu
→ Choisissez entre l’envoi par mail ou PDF
→ Sélectionner si vous souhaitez envoyer le code d’activation par mail ou par fichier PDF
→ Cliquer sur « Générer et envoyer le code d’activation… »
Modifier les informations d’un salarié
→ Modifier les informations
→ Cliquer sur « Enregistrer »
Rechercher un document via un salarié
→ Cliquer sur le salarié concerné
→ Sélectionner la catégorie, le type, le nom ou la période du document
→ Cliquer sur « Rechercher »
Vous pouvez choisir d’afficher vos salariés par 10, 25, 50 ou 100.
Ajouter un salarié manuellement
→ Cliquer sur le bouton « Ajouter un salarié »
Rentrer les informations requises:
→ Nom
→ Prénom
→ Adresse mail*
→ Rôle
→ Division/référent
* Dans le cas ou vous n’avez pas d’adresse mail indiquer « nom@ecloudpaynoexist.com»
Importer des salariés en masse
→ Créer un fichier excel
→ Rentrer les données par colonne (nom, prénom, n° sécurité sociale, rôle, division, adresse mail) (1)
→ Rechercher et importer le fichier
→ Cliquer sur « Analyser le fichier » (2)
→ Associer les types par colonnes
→ Cliquer sur « Validez le schéma »
En cas d’erreur
→ Modifier les erreurs détectées (1)
→ Cliquer sur « Appliquer les corrections » (2)
→ Vérifier si les données sont bonnes
→ Cliquer sur « Importer maintenant les données »
Vue documents
Dans cette vue, vous pouvez rechercher l’ensemble des documents pour l’ensemble des salariés, ou rechercher un document par salarié.
Rechercher un document
→ Sélectionner le salarié, la catégorie, le type, le nom ou la période du document rechercher
→ Cliquer sur « Rechercher »
Les fonctions liées aux documents
Une liste apparaît, vous avez la possibilité de choisir :
→ Aperçu du document
→ Télécharger
→Voir le détail
→ Supprimer
Si vous choisissez de faire un aperçu
→ Cliquer sur « Aperçu »
→ Une visionneuse va s’ouvrir
Si vous choisissez de voir le détail, vous pouvez modifier:
→ Le nom du fichier
→ Le type de document
→ Les périodes
→ Gérer la visibilité du document pour le salarié
→ Pour modifier, cliquer sur le crayon à côté des données.
Déposer un document
→ Cliquer sur « Ajouter un fichier »
→ Choisissez la catégorie et le type de document
→ Cliquer sur « Suivant »
→ Cliquer sur « Suivant »
→ Choisissez la période
→ Choisissez si vous souhaitez associer le fichier par détection automatique (n° de sécurité sociale), manuellement, ou s’il n’y a pas d’association a effectuer
→ Cochez la case si vous désirez que le document soit visible par le salarié ou non
→ Cliquer sur « Suivant »
→ Ouvrez votre dossier avec le fichier concerné
→ Faites-le glisser dans le cadre
→ Cliquer sur « Suivant »
→ Envoyer une notification à l’une des personnes de votre équipe pour l’informer qu’un document à été déposé
→ Cliquer sur « Suivant »
Boite de dépôt temporaire
Petite astuce, il vous est possible d’importer un document automatiquement de votre scanner à e-CloudPay, avec la fonction « Boite de dépôt ».
