Nous sommes d’accord, le changement peut faire peur. Chaque évolution de la société crée des vagues de craintes parmi les populations, des évolutions sociales à la création de l’ordinateur. La dématérialisation fait partie de ces évolutions.
Celle-ci inquiète de nombreuses personnes, pour diverses raisons : C’est un changement important dans la routine, et une rupture des habitudes ; Il faut préparer tous les salariés à ce changement ; et il faut également être équipé en matériel informatique, ou en smartphone.

Pour ce dernier argument, il est important de rappeler que plus de 80% de la population active possède un smartphone, et 98% des foyers ont accès à un ou plusieurs ordinateurs. De plus, quelle société actuellement n’a pas accès à au moins un ordinateur ? Dans cette idée, ce dernier obstacle est facilement surmontable.

Finalement, ces obstacles ne sont pas aussi grands que ça. Car ce changement d’habitude, qu’il faut prendre en main progressivement, n’arrive pas sans prévenir. Le déploiement se fait par étape, ce qui permet d’arriver progressivement à la maîtrise de ces solutions de dématérialisation. Cela peut prendre quelques temps, mais le temps gagné qui en découle en vaudra largement le coup.

Pour les concernés par les outils de dématérialisation, l’obstacle le plus compliqué reste la rédaction du cahier des charges de la dématérialisation. Dans le cas d’e-CloudPay, il s’agit des responsables ressources humaines qui doivent décider de plusieurs choses : Qui a quel rôle ? Quels documents sont intégrés à la plateforme ? Qui a accès à quoi ? Autant de questions qu’il est normal de se poser.
Les entreprises qui proposent des solutions de dématérialisation ne laissent pas les entreprises se débrouiller seules : un modèle de cahier des charges est proposé, et l’accompagnement se fait tout au long de l’élaboration de celui-ci.
Si l’on prend un exemple concret, la solution bulletin de paie de e-CloudPay peut-être mise en place et fonctionnelle en moins d’un mois.

L’accompagnement des salariés se fait, lui, par la communication avant et après l’installation du projet. Rassurer les plus réticents est un élément clé, et loin d’être impossible : c’est moins le changement en lui-même que la crainte de celui-ci qui ralentit les processus de dématérialisation. Il faut alors être ferme sur son projet, communiquer, et préparer des formations en interne. Encore une fois, des éléments d’explication comme des tutoriels ou des kits de démarrages sont disponibles avec toutes les solutions de dématérialisation. Souvent ludiques et concrets, ils permettent de comprendre vite et simplement les processus et les méthodes d’utilisation. Par la suite, il est possible d’élaborer des formulaires pour sonder les salariés, ainsi mieux les suivre et au besoin les rediriger vers les organismes de dématérialisation pour plus de formation et de soutien.

Après avoir pris tout cela en compte, le chantier devient soudainement bien moins complexe, et plus transparent.

De plus, rappelons les avantages de la dématérialisation ! Elle permet de réduire les coûts de nombreux processus, de les simplifier. L’automatisation des tâches ne veut pas dire fin des emplois et des salariés, elle signifie une revalorisation des tâches importantes par la diminution de tâches secondaires et chronophage. Dématérialiser les documents permet aussi de limiter les pertes de ceux-ci, ce qui n’est pas négligeable.
Une dernière idée reçue serait celle des risques de fuites informatiques, ou encore de piratage. Cependant, les solutions de dématérialisation actuelle sont de plus en plus performantes, surtout quand il s’agit de la sécurité ; rien n’est plus important qu’un outil clair, fiable, et sûr.

Finalement, la chose qui ralenti le plus l’installation de la dématérialisation, c’est bien la peur de celle-ci. Mais ce n’est pas une fatalité, et l’évolution des pratiques est actuellement en grande croissance ! La dématérialisation va devenir une part intégrante de la vie des entreprises, surtout au vu des tendances actuelles et de la crise du covid qui les as accéléré.

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