Une étude de la DARES rapporte qu’un collaborateur sur trois quitte son entreprise durant les 12 premiers mois, souvent à cause d’une intégration négligée.
Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs est donc un enjeu crucial.

Définition de l’onboarding

L’onboarding est un processus clé de familiarisation des nouveaux employés avec l’entreprise, son environnement de travail, sa culture et ses processus. Son objectif est d’aider les nouveaux collaborateurs à se sentir les bienvenus et à les intégrer efficacement dans l’entreprise.

Un processus d’intégration réussi peut avoir un effet positif sur l’expérience des employés, leur productivité, leur engagement et leur rétention.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’onboarding ne concerne pas uniquement la première semaine en entreprise. Cette phase commence peu de temps après le recrutement et dure jusqu’à la fin de la période d’essai, voire plus loin.

Pourquoi l’onboarding est important ?

Premièrement, l’onboarding permet aux nouveaux employés de se sentir les bienvenus et appréciés dès le début de leur emploi. Cela peut aider à réduire le stress et l’anxiété associés à un nouveau travail.

Un bon processus d’onboarding peut également aider à réduire le taux de rotation des employés. Les nouvelles recrues qui ont une expérience d’intégration réussie ont tendance à rester plus longtemps dans leur emploi, ce qui tend à réduire les coûts de recrutement et de formation.
L’onboarding favorise la compréhension du rôle et des responsabilités du nouvel employé au sein de l’organisation. Pour cela, une mise en place de relations avec des mentors ou des parrains peut aider à aligner les attentes entre l’employé et l’employeur, ce qui peut conduire à une meilleure performance et à une plus grande satisfaction professionnelle.

On distingue 3 phases d’onboarding : le pré-boarding, l’arrivée dans l’entreprise et le suivi.

Le pré-boarding

Un bon processus d’onboarding débute avant même que le nouvel employé ne soit embauché. Par conséquent, le pré-boarding correspond à la période entre le recrutement et l’arrivée dans l’entreprise. C’est une étape capitale pour sécuriser le recrutement, écarter les éventuels doutes de la nouvelle recrue et lui faire sentir qu’elle fait déjà partie de l’entreprise.
Pour cela, n’hésitez pas à créer des opportunités de communiquer avec le nouvel arrivant : envoyez-lui un email de bienvenue, remettez-lui ses premiers identifiants de connexion, mettez-le en relation avec son parrain, etc…
Le pré-boarding est également le moment idéal pour préparer le poste de travail du nouveau collaborateur, son kit de bienvenue et anticiper les tâches administratives.

L’arrivée dans l’entreprise

L’arrivée dans l’entreprise est une autre étape fondamentale. Il est indispensable que le nouvel arrivant ne soit pas jeté dans le grand bain dès le début. Un café de bienvenue avec l’équipe est un excellent point de départ et permet de faire une introduction aux collègues et une présentation de l’équipe.
Ce premier jour est le moment idéal pour lui fournir toutes les informations pratiques qui lui seront utiles à l’avenir : visite des lieux, présentation des services, distribution du badge et du kit de bienvenue.
La première semaine et le premier mois sont également importants : c’est la période où votre nouveau collaborateur va prendre ses marques et se former. Le programme doit donc être clairement défini.

Le suivi

1) Formation et développement
La formation et le développement sont des éléments clés de l’intégration. Les nouvelles recrues doivent être formées sur les processus de l’entreprise, les politiques et les procédures, ainsi qu’aux outils et aux technologies utilisés dans leur travail. La formation peut être dispensée par des formateurs internes ou externes, ou via des ressources en ligne.

2) Communication et feedback
La communication est essentielle pour maintenir une relation positive avec le nouvel employé. Cela peut inclure des réunions régulières avec le superviseur ou le responsable, des mises à jour sur les projets en cours, des commentaires constructifs et des occasions de fournir des commentaires sur l’expérience de l’onboarding.
Les nouveaux employés doivent être en mesure de poser des questions et d’obtenir des réponses claires sur leur rôle et leurs responsabilités et sur les attentes de l’entreprise en matière de performance.

3) Evaluation et ajustement
Il est important de suivre la progression du nouvel employé tout au long du processus d’intégration et d’apporter des ajustements si nécessaire. Les employeurs peuvent recueillir des commentaires auprès du nouvel employé, des collègues et des superviseurs pour identifier les domaines à améliorer ou à ajuster. Il est également important de prévoir des entretiens de suivi. Ces derniers peuvent être digitalisés avec une solution de gestion des entretiens.

Comment améliorer votre processus d’onboarding RH

Si vous cherchez à améliorer votre processus d’onboarding RH, voici quelques conseils pratiques :

● Créez des documents d’onboarding clairs et concis, tels que des manuels d’orientation et des guides de formation.

● Utilisez la technologie pour rendre le processus d’onboarding plus efficace.

● Assurez-vous que les nouveaux employés ont accès aux ressources dont ils ont besoin pour réussir dans leur rôle, telles que des manuels d’utilisateur et des guides de référence.

● Établissez un système de suivi pour mesurer l’efficacité du processus d’onboarding et pour recueillir des commentaires des nouveaux employés.

En résumé, vous l’aurez compris, un processus d’onboarding clairement défini comprend de nombreuses “tâches”.
Un processus d’onboarding efficace est essentiel pour aider les nouveaux employés à s’intégrer efficacement dans l’entreprise. Les étapes clés comprennent la planification préalable, l’accueil chaleureux, la formation et le développement, la communication et les commentaires, et l’évaluation et l’ajustement. Les employeurs qui mettent en œuvre un processus d’onboarding efficace peuvent aider à améliorer l’expérience des employés, à accroître leur engagement et leur rétention, et à maximiser leur contribution dès leur arrivée.