Que dit la loi concernant les entretiens ?

Si l’entretien annuel est fortement recommandé, l’entretien professionnel est obligatoire depuis la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 et doit avoir lieu au minimum tous les deux ans et ce quel que soit l’effectif de l’entreprise. Tous les six ans, cet entretien prend la forme d’un état des lieux du parcours professionnel qui permet de s’assurer que le salarié a bien suivi au moins une action de formation ou de certification et qu’il a bénéficié d’une progression professionnelle ou salariale.

L’entretien professionnel est un moyen d’aider le collaborateur à envisager son évolution de carrière. Dédié à l’évolution et aux perspectives professionnelles, il se base uniquement sur les qualifications et l’emploi du salarié. Dématérialiser l’entretien professionnel papier vers le web pour répondre aux obligations légales de traçabilité, voici l’enjeu des DRH.
L’entretien professionnel papier ne permet pas l’historisation aisée ni le traitement statistique lié aux demandes d’évolutions des salariés. La ressaisie des réponses aux entretiens papiers sous Excel est fastidieuse, lourde, coûteuse et source d’erreurs.
La dématérialisation de l’entretien professionnel permet à la direction des ressources humaines d’une entreprise de mieux aborder la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
L’avantage de cette dématérialisation est la traçabilité qu’elle procure : elle sert de preuve en cas de contrôle.

Les fonctionnalités clés

Le marché des logiciels de gestion des entretiens et de suivi des objectifs abonde de solutions plus ou moins avancées.
Voici 4 points que vous devez attendre d’une telle solution :

Un formulaire dématérialisé

Comme pour la gestion des temps ou encore les dossiers RH, réaliser des entretiens sous format Word ou Excel présente de sérieux obstacles en termes d’usage, que ce soit côté utilisateur ou RH. Un logiciel de gestion des entretiens ne va pas étoffer le contenu de vos entretiens, mais plutôt permettre aux équipes de s’affranchir de la lourdeur organisationnelle associée à la gestion administrative des campagnes.

Des campagnes d’entretiens duplicables

Cela peut vous permettre de ne pas vous limiter aux 2 types d’entretiens obligatoires prévus par la loi. Vous pourrez ainsi multiplier les opportunités de recueillir des feedbacks, de vous assurer que vos collaborateurs sont satisfaits de leurs fonctions, vivent paisiblement leur retour de congés maladie et atteignent leurs objectifs.

Une vision claire de l’avancée des entretiens

La plupart des campagnes d’entretiens s’étend sur 1 à 2 mois. Sans vue globale sur leur déroulé, difficile d’intervenir au bon moment et auprès de la bonne personne, de traiter rapidement les sujets à risque ou d’identifier les entretiens qui tardent à vous revenir. Une solution d’entretien doit vous permettre de piloter précisément l’avancée des entretiens : non réalisés, en cours, terminés…

La centralisation et l’archivage des comptes-rendus d’entretiens

Le collaborateur et son manager doivent avoir accès aux comptes-rendus des années antérieures, afin de préparer un entretien efficacement.
Au-delà du confort de ne pas avoir à rechercher dans son ordinateur ou dans son placard à archives, l’archivage des entretiens est nécessaire pour justifier de leur tenue en cas de contrôle notamment pour l’entretien professionnel.

Les bénéfices d’un outil de digitalisation des entretiens

L’objectif des entretiens n’est pas de les réaliser et de les classer au fond des archives en se disant “c’est fait pour cette année”.
Pour éviter cela, le logiciel de gestion des évaluations donne la possibilité à tous les collaborateurs d’accéder aux documents les concernant.
Le salarié peut avoir accès depuis n’importe où aux synthèses de ses entretiens, et par conséquent n’a pas besoin d’en faire la demande. En deux clics seulement, le manager peut comparer les évaluations d’un salarié au fil des années pour constater sa progression. Les administrateurs peuvent également établir des statistiques et des rapports afin d’aider au pilotage en quelques clics. Plus besoin de passer des heures à parcourir des dizaines de synthèses.