Le flex-office, un nouveau mode de travail qui a réussi à réinventer le monde professionnel
Tout d’abord, il nous paraît légitime d’éclaircir la différence entre deux modèles organisationnels qui ont bouleversé nos habitudes liées à la crise et qui peuvent prêter à confusion : on parle du télétravail et du flex-office. Le télétravail consiste à exercer ses fonctions professionnelles hors des locaux de l’entreprise. Ceci ne signifie pas qu’il doit obligatoirement être exercé depuis son domicile. En effet, le télétravail implique une certaine flexibilité et mobilité qui va permettre de se rendre librement dans des espaces de coworking ou encore des bureaux partagés.
Quant au flex-office, c’est tout simplement le fait de ne pas attribuer un poste de travail fixe et attitré à un salarié sur son lieu de travail. Ce mode organisationnel amène l’employeur à proposer aux salariés des espaces de travail plus ajustés et adaptés à leur mission afin de favoriser leur productivité et leur créativité. A titre d’exemple, le salarié peut se rendre le matin dans le bureau afin d’avancer sur une mission spécifique avec son équipe et qu’il puisse travailler l’après-midi, depuis un autre endroit (un café, bureau coworking, open-space…) pour finaliser un document qui demande plus d’attention ou de concentration.
Le flex-office ou le ”sans bureau fixe” est la tendance qui permet de varier les ambiances du travail afin de le rendre plus flexible, comme son nom l’indique. Comme le coworking, le travail nomade ou le télétravail, ces nouveaux modes représentent une tendance qui s’inscrit dans la transformation digitale qui ne cesse de grandir et qui accroît l’efficience de l’entreprise. Cependant, quelles sont les caractéristiques de ce nouveau mode de travail ? Et comment peut-il être avantageux pour l’entreprise et les employés qui l’adoptent ?
Les entreprises, petites ou grandes, ont certainement subi une sorte d’adaptation imposée par la crise du Covid. Parmi ces changements, on constate qu’une grande partie des espaces étaient inoccupés à cause du télétravail.
Vers quels changements organisationnels ?
Le flex-office nécessite tout d’abord de s’équiper des bons outils numériques. Ces derniers sont indispensables afin de mieux organiser la vie des équipes et de faciliter les échanges entre les collaborateurs. Partant des différents logiciels de visioconférences, des applications pour organiser son agenda de réunions, ou d’autres applications comme “Comeet” qui, à l’aide d’un système d’intelligence artificielle, permet de créer du lien social pour accroître l’engagement au travail.
Cette évolution dans le mode de travail a amené quelques entreprises, notamment des banques en France à installer des capteurs voués à détecter leur présence ou non à leur poste de travail. Selon la direction des banques françaises, le dispositif n’est pas destiné à surveiller les salariés mais à maximiser et optimiser l’organisation du flex-office. L’idée est de permettre aux collaborateurs de savoir, grâce à une application, quels sont les postes de travail occupés et libres avant d’arriver au bureau.
Et le numérique dans tout ça ?
De leur côté, les DRH sont les plus impactés par ce changement organisationnel concernant la gestion des dossiers des salariés. L’ensemble de solutions digitales et inter-connectées qui permettent de gérer l’ensemble du processus RH, facilitent la gestion des absences/congés, signatures électroniques et notes de frais au quotidien. Les avantages sont là : on parle de gain de temps grâce à la performance de ces outils RH, une sécurité des données, une valorisation des salariés et une communication interne plus souple.
Ces solutions RH sont de plus en plus adoptées par la plupart des entreprises car cela permet de créer une politique de transparence et flexibilité se traduisant par une centralisation, visualisation et gestion des documents RH. La tâche devient plus facile du côté des DRH et des salariés. C’est là où on peut admettre que la proximité spatiale n’est plus une condition pour travailler ensemble.
Le fait de pouvoir adopter des open-space, de coworking comme le groupe d’hébergement d’espaces de travail “Spaces”, réunissant une myriade de bureaux, coworking et salles de réunion dans plus de 436 villes du monde entier. Ceci reste une expérience valorisante permettant de travailler dans de bonnes conditions, de rencontrer de nouveaux entrepreneurs, collaborateurs et d’autres entreprises pour échanger ou même faire du business entre elles. Il existe des espaces de travail qui proposent des environnements de travail stimulants pour créer et entreprendre.
Le flex office amène un réseau international d’espaces de travail flexibles et un calendrier d’événements, de conférences, de déjeuners d’échanges plus un tas de services de bien-être : sport, restauration. Ces services aident à animer l’ensemble des entreprises qui ont choisi le flex-office. Cela a réussi à faire évoluer le mode de travail classique dans un bureau et a mis en valeur la qualité de vie au travail.
Les avantages et les risques du flex office
Le flex-office a prouvé que la présence physique au sein de l’entreprise ne rime pas forcément avec la productivité ou la rentabilité du salarié. Au contraire, on remarque que ce mode de travail devient une solution pour les directions qui observent de plus en plus de bureaux vacants avec le télétravail et dont les coûts immobiliers sont une donnée importante.
Les avantages
- Le flex office peut être un véritable vecteur d’amélioration de la créativité. Pouvoir être libre et sortir de la routine permet de toujours trouver de nouvelles visions et de nouvelles idées ;
- Le fonctionnement en flex office réduit la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Cela peut être traduit par une diminution des coûts de location par exemple ou une baisse des charges de consommation d’énergies ;
- La dématérialisation des processus RH ne fait que faciliter la tâche pour l’entreprise s’ils choisissent d’instaurer des solutions numériques. Ces solutions permettent une gestion des différents processus comme la signature électronique, les congés et le dépôt des bulletins de paie. Ceci est avantageux vu que c’est un véritable gain de temps, une sécurisation des données et une réduction des coûts tout en conservant la fiabilité des documents ;
- Une amélioration de qualité de vie au travail à travers le choix d’un espace où l’employé se sentira à l’aise. L’entreprise remarque alors une amélioration dans la productivité et la créativité du salarié ;
- Création des liens et possibilité de rencontrer de nouvelles personnes : en changeant tous les jours de lieux et d’environnement, on rencontre toujours de nouvelles personnes de son domaine de travail. Cela permet de créer du lien, de former des réseaux professionnels et de développer une culture d’entreprise assez forte et soudée.
Les risques
Le flex-office a accordé l’absence de poste attitré, cela signifie que les collaborateurs ne peuvent plus personnaliser leur espace de travail, ce qui peut jouer sur le bien-être au sein de l’entreprise. Cela se traduit par moins d’appropriation des objets ou décorations qui peuvent être présentes dans un bureau. Par ailleurs, le collaborateur doit déplacer ses affaires chaque jour de bureau en bureau mais aussi à organiser de nouveau son fauteuil ou écran d’ordinateur du jour. L’un des risques de l’absence d’espace de travail attitré est l’impression de ne pas avoir sa place dans l’entreprise, donc le sentiment d’être interchangeable.
Le deuxième point se manifeste par un écart de l’organisation ou de prise de rendez-vous entre les collaborateurs et les clients par exemple. Le fait de ne plus avoir un bureau attitré nécessite plus de coordination et d’agencement par rapport à la réservation d’un espace de co-working, d’une programmation de rencontres de travail ou de prise de rendez-vous entre une équipe pour avancer sur un projet. Le flex-office garantit un mode de travail plus souple et libre mais nécessite une réflexion préalable quant à la manière d’organiser les rencontres professionnelles dans l’entreprise, notamment par le biais du numérique.
Conclusion
Le flex devient une solution pour les directions qui observent de plus en plus de bureaux vacants avec le télétravail et dont la dépense immobilière est une donnée importante.
Le choix ou non de l’adoption du flex-office dépend de l’ADN de l’entreprise. De même, ce qui rend un mode de travail flex plus spécial c’est le fait qu’il allie nomadisme (travail à distance) et bureau en entreprise. Il permet de créer un réseau qui permet aux gens d’utiliser une myriade de lieux de travail leur facilitant les missions grâce à l’évolution numérique et à la digitalisation des processus RH.
La technologie est au cœur de la manière dont s’organisent les collaborateurs qui adoptent des espaces flex-office. Cela veut dire que grâce à la révolution numérique, le travail se réalise à travers des applications avancées, la réservation des salles de visioconférence.
Nous sommes dans l’air du travail hybride, ce qui est intéressant à savoir, c’est comment la réalité virtuelle (la métaverse de Facebook par exemple) complétera ces lieux physiques avec des possibilités de travail en mode immersif à distance, en équipe et sous forme d’avatar. On peut donc dire que le flex office n’est pas une simple tendance mais une véritable évolution, si on a les outils numériques convenables pour s’adapter avec ce mode organisationnel.