Qu’est ce que la gestion des temps et activités ?

La gestion des temps de travail est une tâche primordiale dans le cadre du pilotage des ressources humaines. Il faut savoir organiser les journées de vos collaborateurs de façon optimale en fonction des compétences et des ressources présentes dans l’entreprise.

Elle relève également du cadre législatif car elle est soumise à une stricte réglementation depuis l’instauration des 35h et le changement de la législation qui encadre les heures supplémentaires. L’employeur a également pour devoir de procéder au contrôle du temps de travail de ses salariés et d’archiver les documents qui attestent du suivi horaire dans l’entreprise et les rendre consultables lors d’un contrôle de l’inspection du travail.
L’environnement de travail étant en constante évolution, les compétences en gestion des temps sont plus importantes que jamais pour les RH.

Quels sont les objectifs de la Gestion des Temps et Activités ?

La gestion des temps est un aspect essentiel des ressources humaines, car elle affecte directement la productivité, l’efficacité et le succès global d’une organisation.
Une bonne gestion des temps et des activités permet une croissance de la productivité et une amélioration de la qualité de vie au travail. Offrir la possibilité à vos équipes de pouvoir saisir leur temps de travail et de visualiser le cumul de leurs heures va leur permettre de gagner du temps et de s’organiser plus aisément.

La performance et la productivité des équipes ainsi que le rendement de chacune d’entre elles sont des indicateurs élémentaires pour piloter stratégiquement son entreprise.
L’un des premiers principes de la gestion des temps en RH est la priorisation. Il est crucial de déterminer les tâches les plus importantes et d’allouer suffisamment de temps pour les accomplir efficacement. Cela signifie fixer des délais réalistes, décomposer les tâches plus importantes en plus petites et plus gérables, et éviter les distractions qui peuvent compromettre la progression. Il est également important d’être flexible tout en reconnaissant que les priorités peuvent changer rapidement et en étant disposé à ajuster les horaires en conséquence.
L’objectif étant de pouvoir superviser sans contrôler, ce qui permet de responsabiliser vos employés et de définir des emplois du temps dans l’intérêt de tous.

Pourquoi utiliser un logiciel RH pour optimiser la GTA ?

La technologie joue un rôle important dans la gestion des temps, en effet les outils numériques peuvent aider à automatiser certaines tâches et à rendre les processus plus rapides et plus performants.
Il est fondamental d’adopter les bons outils pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation et de s’assurer que les employés disposent des compétences nécessaires pour les utiliser efficacement.
Les avantages d’un logiciel de gestion des temps et des activités :

● Simplifier la gestion des plannings : Créer facilement la planification du temps de travail de chaque collaborateur.

● Suivre facilement les temps et activités de vos collaborateurs : Obtenez un suivi régulier sur l’avancement des projets. Les solutions de gestion du temps permettent un gain de temps considérable au service RH, au DRH et aux salariés.

● Impliquer vos collaborateurs : Les salariés remplissent eux-mêmes leurs feuilles de temps via un outil intuitif.

● Simplifier la communication interne : Les managers reçoivent des alertes afin de valider ou de refuser les déclarations d’heure en seulement quelques clics.

● Utiliser un outil de reporting : Créer des synthèses et des tableaux de bord afin de suivre la performance de l’entreprise et des collaborateurs. Votre gestion de projet sera ainsi améliorée.

● Détecter les possibles surcharges de travail : Suivre les heures travaillées de vos employés vous permet de facilement détecter de potentielles surcharges de travail.

En ayant ces informations en main, vous pourrez prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise.

En conclusion, en mettant en œuvre des principes clés tels que la priorisation, la délégation, la communication efficace, l’utilisation de la technologie et la pratique de la discipline, les professionnels des RH peuvent améliorer la gestion des temps et contribuer à un environnement de travail plus productif et plus efficace. Ainsi, vous pouvez mieux distribuer vos ressources en fonction des périodes ou des tâches.

Enfin, vous vous assurerez que la productivité de votre entreprise est toujours optimisée.