Cependant ces outils, bien que réduisant la perte de document, ne la supprime pas entièrement. En effet, de nombreux salariés se retrouvent à la recherche de documents digitalisés, pendant de longues minutes, qui peuvent paraître des heures.
Des documents s’empilent dans des dossiers sans lien direct entre eux, accompagnés souvent de noms de documents maladroits ou mal orthographiés, pour finir avec les dossiers eux-mêmes mal nommés.
Ce vrac numérique, qui est une réalité de notre temps, génère des risques importants pour les entreprises et les salariés. D’une part, il peut entraîner des fuites de données plus facilement, par une erreur d’envoi de fichier par exemple. D’autre part, le risque de stress parmi les collaborateurs peut augmenter fortement, réduisant par là même la productivité. En effet, ne pas retrouver le dossier important au moment où on en a le plus besoin, c’est assez frustrant.
Mais alors, comment traiter efficacement ce désordre généralisé dans nos serveurs informatiques ?
Premièrement, il faut estimer la quantité et la nature du vrac numérique. Combien de téraoctets sont concernés ? Quel type de documents sont entremêlés et/ou perdus ? D’où viennent ces documents, de quels services ?
Lorsque la provenance des documents est déterminée, il faut également regarder si les éditeurs de ces documents sont toujours présents ou non. Dans un cas, les documents peuvent être directement archivés ou supprimés, mais dans l’autre il est important de consulter les concernés.
Par la suite, le traitement des doublons est une étape très importante pour alléger le vrac, car cela permettra d’éclaircir les dossiers, de mieux trier et de plus facilement obtenir des retours sur les documents réellement nécessaires.
Le traitement du vrac numérique se fera progressivement, par petit groupe, car un traitement massif ne donnera pas de bons résultats. Les risques ressortant d’un traitement de masse sont : La perte définitive de documents importants à l’entreprise ; des conflits entre salariés ; et enfin le non traitement à la source du problème, qui risque alors de revenir et de faire de nouveau perdre du temps ; etc…
Pour finir, il faut absolument donner des directives sur l’arborescence du serveur de l’entreprise. Si nécessaire, on peut également former ses équipes à la gestion de ses données, et cela deviendra même de plus en plus important au fil du temps et des années.
Il y aura de moins en moins de documents papier, cela implique donc une bonne organisation numérique, et l’investissement de tous.
En définitive, il faut des dossiers et des documents nommés de façon claire, avec une quantité raisonnable de caractère. De plus, l’archivage de dossier achevé est important, pour ne pas se perdre dans de vieux dossiers.
Y a-t-il une façon d’éviter le désordre numérique ?
En effet, il est d’abord possible de traiter ce désordre en amont. Nous pouvons commencer par l’utilisation au quotidien de solutions de gestion documentaire, qui peuvent s’appliquer à tout corps d’activité (RH, comptabilité, commerce etc…), et par automatisation des tâches.
Certains logiciels de gestion documentaire permettent la création d’espaces personnels, donnant ainsi la possibilité aux collaborateurs de retrouver leurs documents personnels comme professionnels au sein d’un même espace. C’est le cas avec l’espace personnel de e-CloudPay, dans lequel on peut numériser tous les documents que l’on juge importants.
L’automatisation, elle, permet de confier les tâches ingrates de rangement, tri, archivages, aux intelligences artificielles. Cela donne alors plus de temps pour les tâches vraiment importantes, et beaucoup moins de stress !
Il faut rester malgré tout minutieux : Il faut bien programmer les actions de l’intelligence artificielle et de l’automatisation ; et toujours bien nommer ses dossiers et fichiers. Dans le cas contraire, cela risquerait de créer des soucis avec l’intelligence artificielle, ou même de vous perdre vous même !